ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Objetivo: El alumno diseñara la operación interna del área de trabajo con base en las técnicas y herramientas de planeación y organización, para el logro de los objetivos de cada unidad operativa.

ACTIVIDAD 1

¿Qué es la organización?

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de grupo social.

A que se refieren los siguientes términos:

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá que operar el grupo social, ya que establece disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr objetivos.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: la organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles  de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación: uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

¿Qué son los indicadores de medición?

Los indicadores son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización.

Menciona y explica los 15 principios al organizar una empresa

Objetivo: Establece los fines permanentes o hacia los cuales se encamina la organización.

Supervisión bien definida: Toda unidad debe ser supervisada por otra jerarquía mayor.

Espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente.

Equilibrio dirección-control: reservar el control de funcionamiento de la organización sea total.

Equilibrio autoridad-responsabilidad: ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida.

Fijación de responsabilidades: responsabilidad de las acciones no puede ser mayor que la que implica autoridad delegada

Selección y adiestramiento de personal: el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa.

Excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios.

Simplicidad: establecer las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

Identificación: actos o hechos que sucedan en la institución.

Principios de la moral interna: responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales.

Unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

Especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica.

Centralización: Distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior.

¿Qué son los procesos?

Conjunto de actividades que transforman en productos o resultados con características o atributos definidos.

Explica cuál es la clasificación de los procesos

Procesos clave o primarios: Relacionados con la misión e impactan al cliente externo.

 Procesos estratégicos: Facilitan las guías de actuación para los procesos claves y basados en la  escucha  del  cliente    ‐ mercado:  planeación  estratégica,  planificación  e  implementación  de  la  calidad. 

Procesos  de  apoyo: Facilitan  los  medios  necesarios,  humanos – materiales,  para que  los  procesos claves se realicen de manera efectiva y eficiente: gestión de propiedad –planta y equipo,  planificación de los recursos de fabricación, gestión de caja, selección y desarrollo del talento  humano, provisión de información. 

Menciona las características de los procesos:    

·        Tienen un único responsable  

·        Límites bien definidos: alcance, inicio, fin, entradas, productos, clientes y proveedores Interacciones y responsabilidades bien definidas  

·        Procedimientos documentados (aseguramiento de la calidad) 

·        Controles de evaluación y retroalimentación cercanos al punto en el cuál se ejecuta la  actividad

·        Medidas de evaluación y objetivos que se relacionan con el cliente 

·        Tiempos de ciclo conocidos 

ACTIVIDAD 2

Empresa de Servicios Informáticos

Mantenimiento del sistema de trabajo para su eficiencia:

Pasos	Descripción	Área encargada
1	Establecer el trabajo que aporta el conjunto de los empleados, seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores.	Recursos Humanos
2	Obtener los mejores materiales en condiciones de costo y calidad requerida que se encuentre dentro del estado (proveedor)	Recursos Materiales (suministro)
3	Control sobre los registros (ingresos y egresos). Deben de estar previamente controladas por administración.	Finanzas
4	Mantener el orden y limpieza en las áreas de trabajo.	Limpieza
5	Reporte de la cantidad y producto faltante.	Almacén
6	Venta del producto	Vendedor

¿Por qué es importante que se elaboren estos procedimientos?

Son importantes que estos procesos se elaboren por que la eficacia de la empresa se verá beneficiada.

¿En que momento yo puedo ocupar un manual de mantenimiento?

Se puede ocupar un manual de mantenimiento en el momento que se necesite ayuda para proceder e intervenir con los equipos de trabajo. Se utilizara un manual de mantenimiento una vez al mes o cuando el equipo se encuentre en reparación.

ACTIVIDAD 3

 

 

 ¿Qué se necesita para que cualquier persona pueda comprender un diagrama de flujo? 

Se necesita un proceso de forma detallada para un determinado fin.

¿Es necesario que todo procedimiento incluya un diagrama de flujo?

Sí, es necesario pues específica y muestra una mejor explicación.

  ACTIVIDAD 4.

Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función  consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de  acuerdo con lo establecido.

¿En qué situación yo podría elaborar un programa táctico?

En la situación  de asegurar que el rendimiento de la empresa en la producción de resultados a corto plazo sea consistente con la dirección estratégica, además de lograr el uso más efectivo de los recursos disponibles.

¿Qué limitantes encontré al elaborar mi propuesta del programa táctico?   

• Acentúa la planeación del equipo que da a los participantes posesión en el plan y los resultados proyectados
• Proporciona un medio para llevar a cabo los planes a corto plazo y para asegurar la compresión y el compromiso hacia ellos
• Es diferente del pensamiento estratégico y de la planeación a largo plazo en que es, en gran medida, analítico con un considerable énfasis en la toma de decisiones basadas en la información
• Esta más centrado y es más específico y detallado que el pensamiento estratégico y la planeación a largo plazo
• Por lo general, tiene un horizonte de un año, aunque apoya la administración futura
• Se utiliza como un proceso progresivo para dirigir los problemas o las oportunidades, así como para establecer planes anuales
• Es una fuente vital de información ante ln preparación del presupuesto
• Lo emplean los colaboradores en la planeación así como las unidades de trabajo, los departamentos, las divisiones y toda la empresa.

   ACTIVIDAD 5.

Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las  que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

¿Qué limitantes encontré al elaborar mi propuesta del programa operativo?

Ninguno

¿Qué debo de tomar en consideración al elaborar un programa operativo? ¿Por qué?   

El programa debe ser claro, explicito y coherente ademas de secuencial. Para que las actividades a realizarse se hagan correctamente y sean claramente identificadas por el personal.  

   ACTIVIDAD 6.

RECURSO HUMANO.

En la administración de empresas, se denomina  recursos  humanos  al  trabajo  que  aporta  el  conjunto  de  los  empleados  o  colaboradores  de  esa  organización.  Pero  lo  más  frecuente  es  llamar  así  a  la  función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los  colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona  o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los  directivos de la organización.

Los principales fines que persigue la planificación de personal son los siguientes:

 1. Utilizar lo mejor posible los recursos 

 2. Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios. 

 3. Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio.

La  planificación  de  personal  desde  un  punto  de  vista  general  tratará  de  asegurar  cuantitativamente y cualitativamente (personal obrero directo e indirecto, administrativo, cuadros medios y directivos), las necesidades de personal a fin de secundar los planes generales de la  empresa, no sólo pretende ingresar trabajadores de cierta clase en un momento determinado,  sino también reducir la plantilla si así fuera preciso e inevitable, cuando la modernización del  utillaje (paro tecnológico) o la inviabilidad de la empresa (crisis laboral) haga necesaria tal medida.    Es  conveniente  que  al  elaborar  las  previsiones,  no  solamente  se  estudien  bajo  un  enfoque  optimista  de  desarrollo,  sino  que  también  se  analice  la  posibilidad  de  que  una  contracción  económica obligue a tomar medidas restrictivas. Exponer los problemas que se producirán puede  alentar  a  los  directores  a  neutralizar  este  riesgo,  mediante  adecuadas  medidas  (fondo  para  indemnizaciones, creación de industrias auxiliares que absorban el personal sobrante, contactar  con otras empresas para que cubran sus necesidades humanas con el sobrante nuestro etc.).    Las  previsiones  deben  abarcar  todo  el  abanico  de  posibilidades  que  pueden  producirse.  Su  conveniente flexibilidad permitirá ir tomando las medidas necesarias en cada momento para cada  circunstancia. Amplitud y flexibilidad son, pues dos de sus características esenciales.    Desde el punto de vista individual, la planificación comprende el desarrollo profesional, humano y  económico del personal, a través de la promoción basada en la oportuna formación, mediante el  estudio de las aptitudes y el potencial de cada persona, que permitan su clasificación en orden a  dicha promoción.    La sistemática a utilizar para planificar el desarrollo del personal, individualmente considerado, a  fin de insertarlo formado y promocionado en los planes generales de la empresa comprende el  estudio de la estructura de la misma como punto de partida, el estudio y trazado del organigrama  a medio y largo plazo, la valoración o estimación de los hombres que forman la plantilla, es decir,  lo  que  se  llama  un  inventario  del  potencial  humano,  política  de  sustitutos  o  reemplazos,  planificación  salarial,  planificación  de  la  formación  y  selección  y  el  estudio  de  los  puestos  de  trabajo.    La base de unas adecuadas relaciones humanas en la empresa es el conocimiento del personal, y  tal conocimiento debe de comenzar desde el mismo momento en que el personal entra a formar  parte de la plantilla de la empresa; es más, antes de admitir al personal, debe éste ser conocido.

 ACTIVIDAD 7.

RECURSO MATERIAL

Estos  resultan  fundamentales  para  el  éxito  o  fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el  equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su  abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta anti económica; de ahí que la  administración  de  recursos  materiales  haya  cobrado  tanta  importancia  actualmente. 

La administración de recursos materiales consiste en: 

Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo y en la cantidad  y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se  trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

• Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de  abastecimiento  involucran  todo  aquello  que  se  requiere  para  el  funcionamiento  de  la  empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha  señalada,  o  para  completar  un  determinado  proyecto.  El  cálculo  de  las  necesidades  se  materializa  con  los  pedidos  o  la  requisición.  Las  necesidades  de  abastecimiento  para  una  empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades  iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor  tiempo.

 • Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales  en  las  cantidades  necesarias  y  económicas  en  la  calidad  adecuada  al  uso  al  que  se  va  a  destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

 • Obtención:  La  obtención  empieza  con  el  pedido  y  tiene  por  finalidad  contribuir  a  la  continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y  calidad de lo que se recibe. 

• Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los  artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde  que se  producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.   

• Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de  la distribución o entrega de la mercadería solicitada. 

• Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad  exacta  en  abastecimiento  en  el  lugar  y  tiempo  oportuno,  sin  sobrepasar  la  capacidad  de  instalación. 

• Utilización  de  desperdicios:  Esto  con  el  fin  de  tomar  las  medidas  más  ventajosas  para  la  empresa.

  ACTIVIDAD 8.

RECURSO FINANCIERO

 La administración de recursos financieros supone un  control presupuestal y significa llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos  y  egresos).  Es  decir,  todas  las  salidas  o  entradas  de  efectivo  deben  estar  previamente controladas por el presupuesto. Para estar en condiciones de evitar  fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al área financiera  realizar  los  registros  contables  necesarios.  Estos  registros  contables  deben  corresponder al presupuesto efectuándose por unidad organizacional.

 

La administración financiera consiste en: 

Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada  unidad orgánica de la empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se  eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o  servicios.

Los recursos financieros pueden clasificarse atendiendo a diversos aspectos, pero una forma de  hacerlo muy importante es en correspondencia con la liquidez (capacidad inmediata de pago) que  representan. Bajo este criterio pueden identificarse las siguientes cinco categorías:    ‐  Efectivo  (en  caja  o  banco):  es  el  recurso  financiero  que  obviamente  proporciona  la  mayor  liquidez. Tiene asociado el riesgo de la inflación y de las variaciones en el tipo de cambio.

‐ Obligaciones de pago de corto plazo: ocupa el segundo lugar en términos de liquidez y está  constituido  por  los  diferentes  documentos  que  avalan  la  deuda  contraída  con  la  entidad  por  personas naturales o jurídicas. Tiene asociado el riesgo de la insolvencia de los deudores.    ‐ Obligaciones de pago a largo plazo: ocupan el tercer lugar en cuanto a la factibilidad de aportar  liquidez, ya que la disponibilidad de esos recursos es más distante que en el caso anterior. En este  caso el riesgo existente, además de la insolvencia (cuya probabilidad es superior al caso anterior ya  que se requiere de un mayor tiempo para efectuar el cobro) es la inflación y el tipo de cambio.    ‐  Inventarios:  Normalmente  los  inventarios  se  consideran  los  activos  con  mayor  inercia  en  el  aporte de liquidez, atendiendo a que su venta mayorista puede demorar bastante, al representar  un monto elevado. No obstante, en esta clasificación se ubican por delante de los activos fijos,  atendiendo a que éstos últimos se comercializan en su totalidad en el caso extremo de que la  empresa cierre por cualquier causa y no durante su operación cotidiana, donde es posible que se  reemplace una parte de los mismos. Tiene asociado el riesgo del deterioro, el vencimiento y la  obsolescencia, asumiendo una debida cobertura en el seguro.  

 ACTIVIDAD 9.

Gráfico de Gantt

Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la  producción  total,  ésta  muestra  la  ocurrencia  de  actividades  en  paralelo  o  en  serie  en  un  determinado período de tiempo. Es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las  actividades a programar en el eje vertical.

Tiene  por  objeto  controlar  la  ejecución  simultánea  de  varias  actividades  que  se  realizan  coordinadamente.

Los  cronogramas  de  barras  o  "gráficos  de  Gantt"  fueron  concebidos  por  el  ingeniero  norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea  de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su  distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de  duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total  requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento que desarrolló permite también que se  siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una  de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.

Este  gráfico  consiste  simplemente  en  un  sistema  de  coordenadas  en  que  se  indica:  en  el  eje  Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al  trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace  corresponder  una  línea  horizontal  cuya  longitud  es  proporcional  a  su  duración  en  la  cual  la  medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. 

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué  desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos  importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante. 

2.2 ESTRATEGIAS Y ALTERNATIVAS 

    

ACTIVIDAD 10.

“Estrategia” su uso data de hace muchos años atrás y se aplicaba en el ámbito militar, hoy se  aplica en ese ámbito pero su uso ha sido extendido, en muchos campos en el esquema de los  empresarios con inclinación competitiva no para matar sino para vender más que sus rivales y  obtener mejores dividendos. Igor Ansoff, en 1965, ofreció una definición más analítica, enfocada  hacia la acción. Ansoff consideró que la estrategia era un “hilo conductor” que corría entre las  actividades de la empresa y los productos/mercados. En resumen la estrategia se convierte así en  una regla para tomar decisiones; un hilo conductor con cuatro componentes: